Beth yw cais am fynediad at ddata gan destun y data hynny (SAR)?
Mae’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR), a weithredwyd yn y Deyrnas Unedig trwy Ddeddf Diogelu Data 2018, yn rhoi’r hawl i unigolion gael mynediad at y data personol y bydd sefydliadau iechyd gofal yn eu cadw amdanynt yn eu cofnodion.
Ystyr cais am fynediad at ddata gan y testun yw cais a gyflwynir yn ysgrifenedig neu ar lafar yn gofyn am fynediad at yr wybodaeth bersonol y mae cwmni neu sefydliad yn ei chadw amdanoch. Mae hon yn hawl gyfreithiol y caiff pob unigolyn yn y Deyrnas Unedig ei harfer am ddim ar unrhyw adeg.
Mae eich meddygfa meddyg teulu yn dal cofnodion meddygol ar ffurf wahanol i’r ysbyty. Os byddwch am weld copïau o’r cofnodion meddygol hynny, dylech holi’r lleoliad iechyd a ddarparodd eich gofal neu eich triniaeth gofal eilaidd.
Gallwch ofyn am gopi llawn o’r cofnodion meddygol y mae’r practis yn eu cadw amdanoch neu am gofnod rhannol o gyfnod penodol o amser y mae arnoch ei angen. Mae modd lawrlwytho’r ffurflen yma, a gallwch ei dychwelyd i’r practis yn bersonol neu trwy’r post.
Os bydd angen llythyr mwy penodol arnoch ynghylch diagnosis a thriniaethau penodol, mae’r ceisiadau hyn yn rhan o gylch gorchwyl ein Gwasanaethau Preifat, ac nid ydynt wedi’u cynnwys mewn cais syml gan y testun; nid yw’r gwasanaethau hyn wedi'u cynnwys yn ein contract gyda'r GIG, ac felly mae'n rhaid talu amdanynt. Mae gofyn talu’r ffioedd hyn ymlaen llaw pan ddaw eich cais i law; bydd tîm y dderbynfa yn rhoi gwybod i chi am hyn pan gyflwynwch eich cais. Cysylltwch â’r feddygfa i gael rhagor o wybodaeth am ein gwasanaethau preifat a’n ffioedd trwy ffonio 01239 710479.
Cyflwyno cais am fynediad at ddata gan y testun
I gael copi o’ch cofnodion meddygol a gedwir gan eich meddygfa meddyg teulu, llanwch y Ffurflen Gais am Fynediad at Ddata gan y Testun. Fe all gymryd hyd at 30 niwrnod i brosesu’r ceisiadau hyn.
Ar ôl cwblhau’r broses, bydd ein tîm gweinyddu yn cysylltu â chi i gadarnhau bod eich cais wedi’i brosesu a’i fod yn barod i’w gasglu. Peidiwch â dod i’r feddygfa i holi am y cofnodion hyd nes y byddwn wedi cysylltu â chi.
Bydd gofyn i chi ddangos prawf adnabod i ni cyn y gallwn ddatgelu a rhannu’r data personol hyn. Mae cadarnhau pwy ydych yn bwysig gan fod hynny’n atal sefydliadau rhag datgelu data personol yn anfwriadol, naill ai yn ddamweiniol neu o ganlyniad i dwyll bwriadol gan drydydd parti. Os cyflwynwyd y cais gan drydydd parti neu asiant sy’n gweithredu ar ran yr unigolyn, bydd angen tystiolaeth fod yr unigolyn wedi cydsynio i hynny.
Dylai’r prawf adnabod hwn gynnwys copïau o ddwy ddogfen, megis:
Dylai’r dogfennau gynnwys eich enw, eich dyddiad geni a’ch cyfeiriad cyfredol. Os yw eich enw wedi newid, cofiwch gyflwyno dogfennau perthnasol sy’n dangos y newid.
Gofynnir i chi ddarparu un math o ddogfen i gadarnhau eich enw a math arall o ddogfen i gadarnhau’r cyfeiriad. Sylwch na chaiff y dyddiad ar y prawf o’ch cyfeiriad fod yn hwy na thri mis.
Ceisiadau am Fynediad at Ddata gan y testun a phlant
Mae modd i blentyn ymarfer ei hawliau diogelu data ei hun cyhyd ag y bernir ei fod yn gymwys i wneud hynny. Yn gyffredinol, ystyrir bod plant 13 oed ac yn hŷn yn gymwys i gyflwyno cais oni bai bod gwybodaeth i awgrymu fel arall. Os na fydd y plentyn (beth bynnag fo’i oed) yn deall digon i ymarfer ei hawliau ei hun, gellir caniatáu i unigolyn â chyfrifoldeb rhiant ymarfer hawl y plentyn i gyflwyno’r cais.
Os gwneir cais ar ran plentyn y bernir nad yw’r gallu ganddo i weithredu drosto’i hun, gellir anfon yr wybodaeth at y sawl sydd â chyfrifoldeb rhiant. Fodd bynnag, ni ddylai’r penderfyniad hwnnw fod yn awtomatig. Dylid rhoi ystyriaeth i les pennaf y plentyn ym mhob achos. Mae modd cyfyngu’r wybodaeth a anfonir at riant, os bernir y byddai hynny er lles pennaf y plentyn, er enghraifft, lle mae cofnod y plentyn yn cynnwys nodiadau “peidiwch â datgelu.
Ffioedd
Yn y rhan fwyaf o achosion, ni chaiff eich sefydliad godi ffi weinyddol am ymateb i’r ceisiadau hyn, er bod modd codi ffioedd “rhesymol” o hyd am geisiadau gormodol neu geisiadau sy’n amlwg yn ddi-sail a gyflwynir droeon.
Ceisiadau trydydd parti am Fynediad at Ddata gan y Testun
Caiff unigolion awdurdodi trydydd partïon (er enghraifft cyfreithwyr) i gyflwyno cais ar eu rhan. Pan fydd darparwyr iechyd a gofal yn rhyddhau gwybodaeth i gyfreithwyr sy’n gweithredu ar ran eu cleifion a’u defnyddwyr gwasanaeth, dylent sicrhau bod cydsyniad ysgrifenedig yr unigolyn ganddynt.
Mae’n bwysig gwahaniaethu rhwng cais am fynediad at ddata gan y testun (gan rywun sy’n gweithredu ar ran y claf) a cheisiadau o dan y Ddeddf Mynediad at Adroddiadau Meddygol (AMRA). Bydd ceisiadau o dan AMRA yn cael eu cyflwyno gan drydydd parti nad ydyw o reidrwydd yn gweithredu ar ran y claf – er enghraifft, cwmni yswiriant. Os yw cyfreithiwr yn gofyn am gopi o gofnod iechyd y claf a’r defnyddiwr gwasanaeth (neu rannau o’r cofnod hwnnw), bernir bod hynny’n gais gan y testun. Mae cais sy’n gofyn am ysgrifennu adroddiad neu am ddehongli gwybodaeth yn y cofnod, y tu allan i gwmpas cais gan y testun. Mae’n debygol y bydd y ceisiadau hyn wedi’u cynnwys yn fframwaith AMRA a gellir codi tâl amdanynt.