Siarter y Practis
Rydym bob amser yn ymrwymedig i ddarparu'r gwasanaeth gorau posibl.
Byddwn yn cynnig cyngor a thriniaeth briodol yn unol â’r safonau uchaf a ddiffiniwyd gan y proffesiwn.
Byddwn yn gwneud pob ymdrech i'ch gweld yn brydlon
Byddwn yn eich trin â pharch a chwrteisi
Byddwn yn ymdrin yn brydlon ag unrhyw broblemau neu gŵynion
Bydd Meddyg ar gael bob amser ar gyfer achosion brys rhwng 8:00am a 6:30pm o ddydd Llun i ddydd Gwener (ac eithrio’r Gwyliau Banc).
Mae gan gleifion yr hawl i weld eu cofnodion iechyd.
Mae gan gleifion yr hawl i ddweud bod yn well ganddynt weld Ymarferydd o’u dewis.
Byddwn yn annog staff i ymgymryd â hyfforddiant pellach a hunanddatblygiad priodol.
Polisi Dim Goddefgarwch
Mae trais yn golygu unrhyw ddigwyddiad lle bydd staff yn cael eu cam-drin, eu bygwth neu’n dioddef ymosodiad mewn amgylchiadau cysylltiedig â’u gwaith, gan gynnwys her echblyg neu ymhlyg i’w diogelwch, eu llesiant neu eu hiechyd'.
Nid yw’r practis hwn yn goddef unrhyw drais neu gamdriniaeth yn erbyn ei staff.
Os bydd ymddygiad claf tuag at aelod o staff yn gamdriniol, yn ymosodol neu’n dreisgar, cymerir y camau canlynol:
Ymddygiad camdriniol neu ymosodol:
Anfonir llythyr rhybuddio at y claf i ddweud bod ei ymddygiad yn annerbyniol ac na fydd y Practis yn ei oddef.
Os bydd digwyddiad arall, rhybuddir y claf y bydd ei enw’n cael ei ddileu o restr y practis ymhen 28 diwrnod ac y dylai chwilio am bractis arall.
Digwyddiad treisgar:
Bydd yr heddlu’n cael gwybod am y digwyddiad. Gwneir cais i ddileu enw’r claf o restr y practis yn ddiymdroi.
Rhoddir gwybod i’r Bwrdd Iechyd Lleol a gwneir penderfyniad ynghylch a ddylid symud y claf i bractis meddyg teulu arall, neu a fyddai atgyfeiriad i’r hafan ddiogel yn fwy priodol.
Cydraddoldeb ac Amrywiaeth
Nod y sefydliad yw llunio a gweithredu polisïau a gweithdrefnau sy’n bodloni amrywiol anghenion ein gwasanaeth a’n gweithlu, gan sicrhau na fydd neb o dan anfantais o gymharu ag eraill, yn unol â Deddf Cydraddoldeb 2010. Ystyriwyd effaith bosibl y polisi hwn ar nodweddion gwarchodedig unigol y rhai y mae’n berthnasol iddynt.
Cwynion a Phryderon
Siaradwch â ni
Mae gan bob claf yr hawl i gyflwyno cwyn am y driniaeth neu’r gofal a gafodd ym Meddygfa Emlyn. Rydym yn deall na fyddwn yn cael popeth yn iawn bob amser a thrwy sôn wrthym am y broblem a gawsoch, bydd modd i ni wella ein gwasanaethau a phrofiad y claf.
Pwy y dylech siarad â nhw
Bydd modd datrys y rhan fwyaf o gŵynion yn lleol. Os oes gennych gŵyn, siaradwch ag aelod o’r staff; mae ein staff wedi’u hyfforddi i ddelio â chŵynion. Fel arall, gofynnwch am gael siarad â’r rheolwr cwynion, Lidia De Orte.
Os na fyddwch am siarad ag aelod o’n staff am ba bynnag reswm, yna gallwch ofyn i’r bwrdd iechyd lleol ymchwilio i’ch cwyn. Bydd y bwrdd yn cysylltu â ni ar eich rhan:
Manylion cyswllt Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda:
Cyfeiriad e-bost: HDUHB.patientsupportsservices@wales.nhs.uk
Rhif ffôn: 0300 0200 159.
Gellir gwneud cwyn ar lafar neu’n ysgrifenedig. Mae ffurflen gŵynion ar gael o’r dderbynfa.
Byddwn yn ceisio ymateb i chi cyn pen 30 diwrnod gwaith ar ôl i'ch pryder ddod i law. Os na allwn ymateb i chi cyn pen yr amser hwnnw, cewch wybod pam, ynghyd â phryd i ddisgwyl cael ymateb.
Ein nod yw darparu gwasanaeth o'r safon uchaf posibl, ac rydym yn ceisio datrys problemau yn gyflym. Os byddwch yn anfodlon ar ein hymateb, gallwch gysylltu ag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, 1 Ffordd yr Hen Gae, Pencoed CF35 5LJ, rhif ffôn: 0300 790 0203, www.ombudsman-wales.org.uk
Polisi Cyffredinol ynghylch Cofnodion y Claf
Mae’r polisi hwn yn rhoi arweiniad i bawb sy’n gweithio gyda Chofnodion Iechyd sy’n cofnodi neu’n cadw cofnodion cleifion ar bapur, yn ymdrin â nhw neu’n delio â nhw mewn ffordd arall.
Canllaw gweithdrefnol cyffredinol yw’r polisi hwn a dylid ei ddarllen ar y cyd â’r dogfennau polisi ychwanegol y cyfeirir atynt yn yr adran Adnoddau, sydd ar gael mewn ymateb i gais.
Darpariaethau Cyffredinol
Mae pob aelod o’r staff yn gyfrifol am gywirdeb pob cofnod y mae’n ei greu neu’n ei ddefnyddio. Mae ganddo ddyletswydd cyfrinachedd gontractiol benodol a fydd yn parhau ar ôl marwolaeth y claf ac ar ôl i’r cyflogai neu’r contractwr adael y practis.
Bwriedir bod y polisi hwn yn rhoi arweiniad cynhwysfawr i’r holl staff sy’n ymdrin â chofnodion iechyd cleifion. Dylai ymholiadau ynghylch mater penodol neu unrhyw fater sydd heb ei nodi yn y polisi hwn gael eu cyfeirio at sylw rheolwr y practis.
Cedwir cofnodion cyfredol ar y safle, mewn man diogel dan glo yn y nos a’r tu allan i oriau. Dim ond staff awdurdodedig sydd â mynediad at y cofnodion, a chaiff ymwelwyr fynediad i’r ystafell gofnodion yng nghwmni unigolyn awdurdodedig yn unig.
Cludo Cofnodion
Os bydd cofnodion iechyd yn cael eu hanfon i fan arall, dylid eu hamgáu mewn bagiau negesydd neu amlenni wedi’u selio er mwyn sicrhau cyfrinachedd. Dylai unrhyw gofnodion a allai gael eu difrodi wrth eu symud gael eu hamgáu mewn padin neu gynwysyddion addas. Os bydd swmp mawr o gofnodion iechyd, dylid eu pacio mewn blychau neu gynwysyddion addas sy’n cynnig amddiffyniad digonol.
Dylid ysgrifennu cyfeiriad clir a’r gair cyfrinachol ar yr amlen neu’r bag perthnasol. Os defnyddir amlen, bydd angen rhoi enw’r anfonwr ar ei chefn.
Os anfonir cofnodion iechyd trwy’r post allanol, dylid ystyried y dewisiadau postio sy’n fwyaf addas i’r amgylchiadau, megis Danfoniad a Gofnodir neu Ddanfoniad Arbennig. Fodd bynnag, bydd y post safonol yn ddigon ar gyfer materion cyffredin.
Mae gan y sefydliad gofal sylfaenol ei wasanaeth casglu a danfon ei hun rhwng safleoedd a ffefrir defnyddio hwnnw ar gyfer danfoniadau lleol.
Wrth ddewis dull o anfon cofnodion, dylai’r staff ystyried y canlynol:
A fydd y cofnodion yn cael eu hamddiffyn rhag difrod, mynediad anawdurdodedig neu ddwyn?
Cludo cofnodion o’r safle
Dim ond o dan amgylchiadau eithriadol y dylid cludo cofnodion o’r safle, e.e. ar gyfer ymweliad cartref gan glinigydd. Efallai y byddai allbrint electronig o gofnod y claf yn ddewis mwy diogel. Peidiwch byth â gadael y cofnodion allan o’ch golwg, e.e. mewn car. Rhaid gofalu nad oes modd i aelodau o deulu’r claf neu ymwelwyr â chartref y claf gael mynediad anawdurdodedig at y cofnodion.
Os na ellir dychwelyd y cofnodion iechyd i’r practis ar ddiwrnod yr ymweliad cartref, yna rhaid i’r clinigydd sicrhau y cânt eu cadw’n ddiogel ac yn gyfrinachol, a pheidio â’u gadael mewn car nac yn rhywle hawdd ei gyrchu lle mae risg y ceir mynediad anawdurdodedig atynt, gan gynnwys yng nghartref y clinigydd.
Yr unigolyn sydd â’r dogfennau yn ei feddiant sy’n gyfrifol am gadw’r cofnodion iechyd mewn man diogel ar unrhyw adeg.
Polisi Hebryngwyr
Mae Meddygfa Emlyn wedi ymrwymo i ddarparu amgylchedd diogel a chyfforddus lle gall cleifion a staff fod yn hyderus y dilynir arfer gorau bob amser a bod diogelwch pawb o'r pwys mwyaf.
Mae’r polisi hebryngwyr hwn yn glynu wrth arweiniad a pholisi lleol a chenedlaethol – e.e. “Arweiniad NCGST ar Rôl Hebryngwyr a Defnydd Effeithiol ohonynt mewn lleoliadau Gofal Sylfaenol a Chymunedol”.
Anogir cleifion i ofyn am hebryngwr os bydd angen ar adeg trefnu’r apwyntiad lle bynnag y bo modd.
Mae’r holl staff yn ymwybodol o’r polisi hebryngwyr hwn ac wedi cael gwybodaeth briodol amdano.
Mae pob hebryngwr ffurfiol yn deall ei rôl a’i gyfrifoldebau ac yn gymwys i gyflawni’r rôl honno.